هزینه اداره یک کافیشاپ فقط به خرید قهوه محدود نمیشود. شیر، خامه، شکلات، میوه، سیروپ، شکر، کیک، ظروف بیرونبر و حتی هزینه ارسال، همگی روی قیمت نهایی محصولات اثر میگذارند. اگر قیمت این مواد افزایش پیدا کند اما قیمت منو و میزان مصرف آنها بررسی نشود، ممکن است سود کافه بهتدریج کاهش پیدا کند.
استفاده از نرم افزار حسابداری کافی شاپ به مدیر کمک میکند فروش، هزینهها، موجودی مواد اولیه، صندوق و سود محصولات را در یک سیستم مشخص ببیند. در این شرایط، تصمیمگیری فقط براساس مبلغ فروش روزانه انجام نمیشود و هزینه واقعی تهیه هر نوشیدنی یا غذا نیز در نظر گرفته خواهد شد.
این موضوع برای کافههای کوچک هم اهمیت دارد. ممکن است تعداد سفارشها محدود باشد، اما مصرف بیشتر از حد استاندارد قهوه، شیر یا سایر مواد اولیه، سود همان سفارشها را کاهش دهد. هرچه منوی کافه گستردهتر و تعداد کارکنان بیشتر شود، کنترل اطلاعات با دفتر یا فایلهای پراکنده دشوارتر خواهد شد.
افزایش قیمت مواد اولیه چه اثری بر سود کافیشاپ دارد؟
فرض شود قیمت یک فنجان لاته برای چند ماه ثابت مانده است. در همین مدت، قیمت شیر، دانه قهوه و لیوان بیرونبر افزایش پیدا میکند. مشتری همچنان همان مبلغ قبلی را پرداخت میکند، اما هزینه تهیه محصول بیشتر شده است.
در ظاهر ممکن است فروش کافه تغییری نکرده باشد، اما سود هر سفارش کمتر شده است. اگر این کاهش برای چند محصول و در تعداد زیادی سفارش تکرار شود، سود ماهانه مجموعه بهطور محسوسی پایین میآید.
همه محصولات نیز به یک اندازه از افزایش قیمت مواد اولیه تأثیر نمیگیرند. افزایش قیمت شیر روی لاته، کاپوچینو، هاتچاکلت و بعضی دسرها اثر بیشتری دارد. افزایش قیمت میوه نیز هزینه اسموتی، آبمیوه و محصولات مشابه را بالا میبرد.
به همین دلیل، افزایش یکسان قیمت همه آیتمهای منو همیشه تصمیم درستی نیست. مدیر باید بداند هزینه تهیه هر محصول چقدر تغییر کرده و کدام آیتمها بیشتر تحت تأثیر افزایش قیمت قرار گرفتهاند.
چرا فروش بیشتر همیشه به معنای سود بیشتر نیست؟
فروش بالا نشاندهنده استقبال مشتریان است، اما لزوماً به معنای سود بیشتر نیست. بخشی از درآمد کافه صرف خرید مواد اولیه و بخش دیگری برای پرداخت اجاره، حقوق کارکنان، آبوبرق، مالیات، بستهبندی و تعمیر تجهیزات میشود. آنچه پس از کسر این هزینهها باقی میماند، سود واقعی است.
برای مثال، ممکن است یک دسر فروش زیادی داشته باشد، اما بهدلیل مواد گران و دورریز بالا، سود کمی ایجاد کند. در مقابل، یک نوشیدنی ساده میتواند حاشیه سود بیشتری داشته باشد. حسابداری دقیق به مدیر کمک میکند محصولات پرفروش را از محصولات سودآور تشخیص دهد و قیمت منو، خرید مواد و هزینهها را بهتر مدیریت کند.
نرم افزار حسابداری کافی شاپ چه کارهایی انجام میدهد؟
نرم افزار حسابداری کافی شاپ نباید فقط برای صدور فاکتور یا ثبت درآمد و هزینه استفاده شود. یک سیستم مناسب باید فروش، انبار، صندوق و گزارشهای مالی را به یکدیگر متصل کند تا مدیر بتواند بدون بررسی چند فایل و دفتر جداگانه، وضعیت واقعی کافه را ببیند.
محاسبه قیمت تمامشده و تعریف دستور تهیه
مدیر کافه باید بداند آمادهکردن هر نوشیدنی، غذا یا دسر دقیقاً چقدر هزینه دارد. برای این کار میتوان مواد اولیه و مقدار مصرف آنها را در دستور تهیه هر محصول ثبت کرد. برای مثال، اگر مقدار قهوه، شیر و سیروپ یک لاته مشخص باشد، با تغییر قیمت هر ماده، قیمت تمامشده آن نیز بهروز میشود.
این اطلاعات به قیمتگذاری دقیق منو کمک میکند و نشان میدهد کدام محصولات واقعاً سودآور هستند. نرم افزار حسابداری محک با امکان تعریف فرمول تولید و محاسبه بهای تمامشده، این فرایند را برای مدیر کافه سادهتر میکند.
کنترل موجودی و کاهش دورریز
موجودی مواد اولیه باید براساس خرید و مصرف واقعی بهروزرسانی شود. مدیر باید بداند چه موادی رو به اتمام هستند، کدام اقلام بیش از نیاز خریداری شدهاند و چه محصولاتی به تاریخ انقضا نزدیک شدهاند.
این قابلیت از تمامشدن قهوه، شیر یا ظروف بیرونبر در ساعات شلوغ جلوگیری میکند و میزان دورریز مواد فاسدشدنی را کاهش میدهد. در نرم افزار حسابداری محک، فروش محصولات با موجودی مواد اولیه ارتباط پیدا میکند تا کنترل انبار و زمان خرید مجدد دقیقتر انجام شود.
مدیریت سفارش، صندوق و فروش بیرونبر
نرم افزار باید ثبت سفارش، اعمال تخفیف، چاپ فیش، پرداخت با کارتخوان و کنترل صندوق هر شیفت را پوشش دهد. همچنین سفارشهای حضوری، تلفنی و بیرونبر باید جداگانه قابل پیگیری باشند.
اگر کافه از سایت یا فروشگاه اینترنتی سفارش دریافت میکند، اتصال آن به سیستم حسابداری از ثبت دوباره اطلاعات و خطای انسانی جلوگیری میکند. نرم افزار حسابداری محک امکان اتصال فرایند فروش به فروشگاه اینترنتی، مدیریت سفارشهای بیرونبر، پیک و صندوق را فراهم میکند تا اطلاعات فروش کافه در یک سیستم یکپارچه ثبت شوند.
چه گزارشهایی برای مدیر کافه کاربردی هستند؟
گزارشهای مدیریتی باید ساده، سریع و قابل فهم باشند. مدیر کافی شاپ باید بتواند در چند دقیقه وضعیت فروش، سود، موجودی، هزینهها و عملکرد صندوق را بررسی کند.
گزارش فروش نشان میدهد کدام نوشیدنیها و غذاها بیشتر سفارش داده شدهاند. با اینحال، فروش بالا همیشه به معنای سود بیشتر نیست. گزارش سود هر محصول مشخص میکند پس از کسر هزینه مواد اولیه، چه مبلغی از فروش باقی مانده است.
گزارش موجودی نیز مواد رو به اتمام، کم مصرف یا نزدیک به تاریخ انقضا را مشخص میکند. این اطلاعات به مدیر کمک میکند خرید مواد اولیه را دقیقتر انجام دهد و دورریز را کاهش دهد.
در گزارش صندوق و شیفت، فروش هر کاربر، دریافت نقدی، تراکنشهای کارتخوان، تخفیفها و مرجوعیها قابل مشاهده است. همچنین گزارش هزینهها مشخص میکند چه مقدار برای اجاره، حقوق، تعمیر تجهیزات، بستهبندی و ارسال پرداخت شده است.
نرم افزار حسابداری محک این گزارشها را در یک سیستم یکپارچه ارائه میدهد و امکان بررسی جداگانه فروش، هزینه و سود هر شعبه را نیز فراهم میکند.
هنگام انتخاب برنامه حسابداری کافه باید تعداد کاربران، صندوقها، شعب، سفارشهای حضوری و بیرونبر بررسی شوند. مشاهده دمو، بررسی سرعت ثبت سفارش، پشتیبانگیری، آموزش و خدمات پس از فروش نیز پیش از خرید اهمیت دارد.
نرم افزار حسابداری کافی شاپ محک چه کمکی به کافه ها میکند؟
نرم افزار حسابداری محک برای کافیشاپها بخشهای فروش، صندوق، موجودی، هزینهها و گزارشهای مالی را در یک سیستم قرار میدهد. مدیر میتواند محصولات را تعریف کند، سفارش ثبت کند، موجودی مواد را بررسی کند و وضعیت فروش و هزینههای مجموعه را ببیند.
امکان تعریف فرمول تولید و محاسبه قیمت تمامشده نیز به مدیر کمک میکند هزینه واقعی محصولات را بهتر محاسبه کند. این قابلیت بهویژه زمانی کاربرد دارد که قیمت قهوه، شیر و سایر مواد اولیه تغییر میکند.
محک امکاناتی مانند مدیریت شیفت، سطح دسترسی کاربران، مدیریت چند صندوق و شعبه، اتصال به تجهیزات فروشگاهی، سفارش بیرونبر و ارتباط با سامانه مودیان را نیز متناسب با نسخه و نیاز مجموعه ارائه میدهد.
انتخاب نسخه نرم افزار در محک با مشاوره و نیازسنجی رایگان انجام میشود. در این مشاوره مشخص میشود کافه چه منویی دارد، فروش آن حضوری است یا بیرونبر، چند کاربر و صندوق دارد و به چه گزارشها و امکاناتی نیاز دارد. سپس نسخه مناسب همان مجموعه پیشنهاد میشود.
به این ترتیب، یک کافه کوچک مجبور نیست امکانات موردنیاز یک مجموعه چندشعبهای را تهیه کند و یک کافه بزرگ نیز با نرمافزاری محدود روبهرو نخواهد شد.
جمع بندی
افزایش قیمت قهوه و مواد اولیه میتواند سود کافیشاپ را کاهش دهد، حتی زمانی که تعداد سفارشها بیشتر شده است. برای کنترل این شرایط، مدیر باید هزینه تهیه هر محصول، موجودی مواد، میزان دورریز و وضعیت صندوق را دقیق ببیند. نرم افزار حسابداری کافی شاپ زمانی مفید است که فروش، هزینه، انبار و قیمت تمامشده را به یکدیگر متصل کند. انتخاب درست نیز باید براساس اندازه کافه، نوع سفارشها، تعداد کاربران و نیازهای واقعی مجموعه انجام شود؛ نه فقط قیمت پایین یا تعداد زیاد امکانات.