بدون شک فن آوری اطلاعات و ره آوردهای آن در قرن اخیر تأثیرات شگرفی در بهبود کیفیت خدمات در سازمانها و موسسات کوچک و بزرگ داشته است. امروزه سازمانها در فضایی کاملا رقابتی با تغییر رویکردهای سنتی خود برای پویایی و بقای خود نیازمند گردآوری اطلاعات و به کارگیری موثر آن‌ها در جهت ارائه خدمات بهتر می‌باشند. از سویی دیگر رشد آگاهی‌های مخاطبان از علوم اطلاعات و ارتباطات سبب افزایش انتظارات آنان از سازمانها شده است. در دهه‌های اخیر در سازمانهای کوچک و بزرگ اقدامات مهمی با بهره گیری از سیستمهای رایانه‌ای و شبکه‌های ارتباطی در جهت مکانیزاسیون و اتوماسیون امور جاری انجام پذیرفته است که مهمترین آن‌ها ذخیره الکترونیکی اطلاعات مخاطبان، اصلاح فرایندها، توسعه سیستمهای نرم افزاری و سخت افزاری و ایجاد تمهیدات لازم برای نگهداری اطلاعات است. 

سازمان تامین اجتماعی که جمعیتی بالغ بر ۴۴ میلیون نفر شامل بیمه شدگان، مستمری بگیران و کارفرمایان را تحت پوشش دارد، از بدو فعالیتهای خود، برای پاسخگویی و ارائه خدمات مناسب، همواره نیازمند گردآوری اطلاعات متنوعی از مخاطبان خود بوده است. در سالهای گذشته با ثبت نام هر بیمه شده یک پرونده فیزیکی دربرگیرنده مدارک و مستندات مختلف برای وی تشکیل شده و در طول زمان مستندات جدیدی به این پرونده‌ها افزوده شده است. با آغاز شکل گیری سیستمهای نرم افزاری طرحهای متعددی در جهت اصلاح فرایندها، کاهش دریافت مستندات کاغذی و بهبود کیفیت خدمات در این سازمان انجام پذیرفته است. اجرای طرح ساماندهی در اواخر دهه هفتاد یکی از این پروژه‌های مهم و اثربخش سازمان می‌باشد که بصورت سراسری در تمام شعب کشور اجرا شد. 

برغم اجرای طرح ساماندهی و اصلاح مستمر فرایندهای ارائه خدمات و توسعه سیستمهای نرم افزاری، از نیمه اول دهه نود، شعب سازمان با چالش افزایش حجم مستندات کاغذی دریافتی از مخاطبین و کمبود فضای اداری، مشکلات مربوط به نگهداری پرونده ها، فرسودگی اوراق و ناخوانایی آن‌ها به مرور زمان، مخاطرات امنیتی پرونده‌ها و… روبرو گردید و آسیب‌پذیری پرونده‌ها و حتی سیستمهای کامپیوتری در حوادث طبیعی همانند آنچه در زمین لرزه‌های بم و ورزقان رخ داد موجب تشدید نگرانی‌ها در زمینه چگونگی نگهداری پرونده‌های فیزیکی شد. 

از سویی دیگر در شعب، هزینه‌های اداری، پرسنلی و نگهداری مربوط به پرونده‌ها با روندی تصاعدی مواجه بود. لذا تشکیل پرونده‌های الکترونیکی به عنوان یکی از بزرگترین طرحهای فناوری اطلاعات سازمان از سال ۱۳۹۵ با محوریت معاونت بیمه‌ای و با انجام مطالعات متعدد بر روی مستندات علمی و بررسی تجارب داخلی و بین المللی و در راستای اهداف کلی زیر آغاز شد. 

- حذف گردش پرونده‌های فیزیکی بیمه شدگان از جریان ارائه خدمت

- ارتقاء کیفیت خدمات

- رفع دغدغه گم شدن پرونده یا اسناد مربوطه

- کاهش هزینه‌های اداری و اجرایی شعب

- آزادسازی فضای اداری

- افزایش رضایتمندی مخاطبین و همکاران

- فراهم نمودن زمینه تحقق تامین اجتماعی الکترونیک و ارائه خدمات غیرحضوری

- ایجاد پایگاه متمرکز اسناد مخاطبان سازمان

اجرای این طرح پس از آزمایش در شعب پایلوت، ابتدا در شعب تهران و توسط شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین صورت پذیرفت و به تدریج با رفع عیوب نرم افزاری و تجهیز سخت افزاری شعب، متناسب با نیازمندیهای پروژه، برنامه گسترش و اجرای طرح در شعب سراسر کشور در معاونت بیمه‌ای تدوین و ابلاغ گردید مطابق این طرح تشکیل پرونده‌های الکترونیک به همکاران سازمان واگذار گردید و البته این مهم بدون برنامه ریزی‌های آموزشی ممکن نبود لذا معاونت بیمه‌ای با یک برنامه ریزی دقیق نسبت به تعیین اولویتهای اجرایی طرح، صدور دستورالعملهای لازم، تدوین شیوه نامه اجرایی و مستندات آموزشی، برگزاری سمینارهای منطقه‌ای و کلاسهای آنلاین، بازدیدهای میدانی، نظارت و پایش سیستماتیک در طول اجرای طرح اقدام نمود. همکاران سازمان با همت و تلاشی ستودنی و با اتکا به ظرفیتهای موجود فعالیتهای مختلف این طرح را به بهترین شکل ممکن به اجرا در آوردند. 

پرونده الکترونیکی در واقع مجموعه‌ای از اطلاعات سیستمی بیمه شدگان به همراه اسناد، مدارک و مستنداتی است که حسب قوانین و مقررات در جهت ارائه خدمات دریافت و نگهداری می‌شود. 

اجرای طرح بزرگ تشکیل پرونده‌های الکترونیکی، به عنوان یکی از گامهای بلند سازمان در تحقق تامین اجتماعی الکترونیک، مزایای بسیار زیادی به همراه داشته است که برخی از مهمترین آن‌ها عبارتند از: 

 آزادسازی فضای قابل توجهی از شعب

 حذف گردش کار زاید

 تسریع در پاسخگویی

 حذف هزینه‌های ارسال پرونده‌های فیزیکی بین شعب سازمان

 امکان رویت همزمان پرونده برای کاربران متعدد در سراسر کشور

 کاهش هزینه‌های اداری

 جلوگیری از پیامدها و مخاطرات ناشی از جابجایی دستی پرونده‌ها به وسیله مراجعین یا کارکنان شعب

 افزایش اطمینان از امنیت پرونده‌های فیزیکی از بلایای طبیعی و غیرطبیعی

 رضایتمندی همکاران و بیمه شدگان

 فراهم شدن بستر تامین اجتماعی الکترونیک و ارائه خدمات غیرحضوری

 امکان تعیین سطوح دسترسی رویت اسناد، برای واحدها و کارکنان متناسب با مسئولیت‌ها

 استفاده بهینه از نیروی انسانی شعب از طریق حذف ارجاعات بایگانی

 امکان تهیه فایلهای پشتیبان درجهت حفظ و صیانت از اسناد و جلوگیری از مفقود شدن مدارک پرونده‌ها

 کشف و شناسایی برخی از اشکالات در نامنویسی بیمه شدگان به جهت ماهیت متمرکز طرح

فعالیتهای طرح پرونده الکترونیک

برای تبدیل پرونده‌های فیزیکی به پرونده‌های الکترونیکی فعالیتهای متنوعی باید صورت پذیرد که برخی از آن‌ها جهت تکمیل اطلاعات و کنترل کیفی و کمی خروجی‌های سیستم می‌باشد. در دیاگرام زیر کلیه فعالیتهای تبدیل پرونده‌های فیزیکی به پرونده‌های الکترونیکی نمایش داده شده است.

آخرین وضعیت اجرای طرح پرونده الکترونیک

در حال حاضر ۸۵ درصد شعب کشور طرح پرونده الکترونیک را در دو حوزه پرونده‌های فنی و مستمری به پایان رسانده و بزودی شعب باقیمانده نیز آن را به پایان خواهند رساند. تا پایان اردیبهشت سال جاری تعداد ۲۰.۰۳۹، ۸۱۵ پرونده فنی و ۲.۵۳۴، ۰۰۰ پرونده مستمری در کل کشور تصویربرداری شده است که از طریق یک سامانه متمرکز مدیریت اسناد در اختیار کاربران شعب می‌باشد. 

با توجه به تجارب کسب شده در اجرای طرح مذکور، مطالعات اولیه بر روی چگونگی اجرای طرح در حوزه پرونده‌های وصول حق بیمه در معاونت بیمه‌ای آغاز گردیده و از ابتدای سال جاری طرح پرونده الکترونیک پرونده‌های مطالباتی در چند شعبه با تیپهای مختلف بصورت آزمایشی آغاز شده است و با رفع ایرادات نرم افزاری و تکمیل شیوه نامه اجرایی بزودی این طرح در سراسر کشور نیز انجام خواهد گردید. 

در خصوص تاثیرات اجرای این طرح بزرگ مطالعات متنوعی قابل انجام است، در زمینه اثربخشی این طرح در معاونت بیمه‌ای تحقیقاتی صورت پذیرفته که به دو مورد آن اشاره می‌شود: 

الف) بررسی تاثیر اجرای طرح پرونده الکترونیک در کاهش هزینه‌های مرسولات پستی سازمان: 

قبل از اجرای طرح پرونده الکترونیک، پرونده‌های فیزیکی حسب درخواستهای ستاد، ادارات کل یا سایر شعب به شیوه پستی در سراسر کشور جابجا می‌گردید و برای هر پرونده دو هزینه پستی برای ارسال و برگشت پرونده بین مبدا و مقصد قابل تصور بوده است. علاوه بر هزینه‌های مذکور، در ارسال پستی پرونده‌ها، موضوعات مهم دیگری نیز قابل تامل است که برخی از آن‌ها عبارتند از: احتمال گم شدن پرونده‌ها در پروسه آماده‌سازی تا تحویل به مقصد، صرف زمان اداری و پرسنلی جهت آماده‌سازی و ارسال مرسوله، عدم دسترسی به پرونده در بازه زمانی تحویل مرسوله به پست. 

با شکل گیری پرونده‌های الکترونیک در شعب سازمان، جابجایی پرونده‌ها از طریق پست روندی کاهشی داشته و بر اساس اطلاعات و داده‌های آماری گردآوری شده از ادارات کل بیمه‌ای استانها، در چند سال اخیر به رغم افزایش تعرفه‌های پستی به صورت سالانه، هزینه‌های مرسولات پستی کاهشی چشمگیر و نزدیک به پنجاه درصد داشته است و علاوه بر آن مزیت دسترسی و رویت پرونده‌ها برای کاربران مجاز در سراسر کشور بی‌نیاز از ارسال پرونده‌ها در هر لحظه و هر مکان مهیا شده است. 

ب) بررسی تاثیر اجرای طرح پرونده الکترونیک در آزادسازی فضای اداری: 

با توجه به تنوع ساختمانهای اداری و ترکیب‌های ساختاری متفاوت در بخش‌های بایگانی شعب سازمان تامین اجتماعی، چنانچه مساحت فضاهای بایگانی در دو حوزه پرونده‌های فنی و مستمری در شعب کشور به صورت میانگین ۶۰ متر مربع در نظر گرفته شود، از آنجا که حسب برنامه ریزیهای انجام شده پس از تصویربرداری کامل اسناد پرونده‌ها و تایید بی‌نقص بودن بارگذاری اسناد در سامانه متمرکز، پرونده‌های فیزیکی شعب به بایگانی‌های راکد منتقل خواهد گردید، لذا با اجرای کامل این طرح در کل کشور با آزادسازی فضایی بیش از ۳۰ هزار مترمربع خواهیم بود. 

شایان ذکر است به سبب خاتمه طرح مذکور در شعب تهران، عملیات انتقال پرونده‌ها به بایگانی راکد در برخی از شعب ادارات کل غرب و شرق تهران بزرگ انجام پذیرفته است و فضای اداری آزاد شده، متناسب با نیازهای شعب مذکور مورد استفاده قرار گرفته است.