یادداشت بهزاد تیمورپور:
۱۰ دام کلیدی که برنامه‌ریزی موفق را تهدید می‌کنند: درس‌هایی از مدیریت دولتی
برنامه‌ریزی، سنگ بنای هر سازمان موفق، به‌ویژه در عرصه حساس و پیچیده مدیریت دولتی و حکمرانی فرهنگی، محسوب می‌شود. با این حال، در مسیر تدوین و اجرای برنامه‌ها، دام‌های متعددی وجود دارند که غفلت از آن‌ها می‌تواند موفقیت را به شکست بدل کند. در این یادداشت تحلیلی، به ۱۰ دام مهمی که مدیران عالی در سازمان‌ها باید از آن‌ها اجتناب کنند، می‌پردازیم:
۱. تفویض ناکامل وظیفه برنامه‌ریزی: سپردن کامل مسئولیت برنامه‌ریزی به دیگران بدون دخالت و نظارت مستقیم مدیریت عالی، یکی از بزرگترین اشتباهات است. دخالت فعال رهبران، تضمین‌کننده همسویی برنامه‌ها با چشم‌انداز کلی سازمان است.
۲. غرق شدن در روزمرگی: درگیر شدن بیش از حد مدیریت عالی در امور جاری و عدم تخصیص زمان کافی به برنامه‌ریزی استراتژیک، باعث عقب‌ماندن از اهداف بلندمدت و از دست دادن اولویت‌ها می‌شود.
۳. اهداف مبهم و تعریف‌نشده: کوتاهی در تعریف شفاف و دقیق اهداف، مسیر برنامه‌ریزی را گمراه کرده و ارزیابی عملکرد را دشوار می‌سازد. اهداف باید کاملاً مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی‌شده (SMART) باشند.
۴. عدم مشارکت مدیران اجرایی کلیدی: نادیده گرفتن دیدگاه‌ها و تجربیات مدیران اجرایی در فرآیند برنامه‌ریزی، منجر به تدوین برنامه‌هایی می‌شود که قابلیت اجرایی پایینی دارند و با چالش‌های عملیاتی روبرو خواهند شد.
۵. استفاده نکردن از برنامه‌ها به عنوان معیار ارزیابی: زمانی که برنامه‌ها به درستی به عنوان معیاری برای سنجش عملکرد مدیران و واحدها به کار گرفته نشوند، انگیزه برای پایبندی به آن‌ها کاهش یافته و اثربخشی فرآیند برنامه‌ریزی زیر سوال می‌رود.
۶. عدم ایجاد جوّ حامی برنامه‌ریزی: بی‌توجهی به ایجاد و تقویت فرهنگی که از برنامه‌ریزی استقبال کرده و آن را ارزشمند می‌شمارد، مقاومت در برابر تغییر را افزایش داده و اجرای موفقیت‌آمیز برنامه‌ها را دشوار می‌سازد.
۷. جداسازی برنامه‌ریزی از سایر فرایندهای مدیریتی: پنداشتن برنامه‌ریزی به عنوان فعالیتی مجزا از سایر جنبه‌های مدیریت (مانند جمع‌آوری اطلاعات، ارتباطات و…)، کارایی آن را به شدت کاهش می‌دهد. برنامه‌ریزی باید در تار و پود سایر فرایندهای مدیریتی تنیده شود.
۸. طرح‌های پیچیده و انعطاف‌ناپذیر: استفاده از برنامه‌هایی که بیش از حد پیچیده و غیرقابل انعطاف هستند، مانع نوآوری، خلاقیت و پاسخگویی به تغییرات ناگهانی محیطی می‌شود و سازمان را در برابر تحولات آسیب‌پذیر می‌کند.
۹. عدم بازنگری و ارزیابی برنامه‌های بلندمدت: عدم نظارت و بازنگری مستمر برنامه‌های بلندمدت توسط مدیریت عالی، باعث منسوخ شدن آن‌ها و دور شدن از اهداف اولیه می‌گردد و اثربخشی بلندمدت را مختل می‌کند.
۱۰. تصمیم‌گیری مبتنی بر احساسات: تمایل مدیریت عالی به اتخاذ تصمیمات بر اساس احساسات شخصی یا بینش‌های فردی، بدون پشتوانه داده‌ها و تحلیل‌های منطقی، یکی از بزرگترین خطراتی است که برنامه‌ریزی موفق را تهدید می‌کند و منجر به انحراف از مسیر استراتژیک می‌شود.
اجتناب از این دام‌ها، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با برنامه‌ریزی‌های دقیق، واقع‌بینانه، مشارکتی و انعطاف‌پذیر، در مسیر دستیابی به اهداف خود، گام‌های استوارتری بردارند و کارایی خود را در دنیای رقابتی امروز تضمین کنند.
